KPI là gì? Đạt KPI tại sao nhân viên được thưởng lớn thế!

Khi đã được nhận vào một đơn vị nào đó để làm việc thì đương nhiên các bạn sẽ phải hoàn thành một số KPI được đề ra. Có thể là theo ngày, theo tuần hay theo quý, theo năm,…. Việc bạn cần làm là hoàn thành đúng các yêu cầu đó được cấp trên giao xuống. Khi làm tốt thì việc được nhận những lời khen cùng phần thưởng lớn là hoàn toàn đương nhiên.

Chạy KPI nghĩa là gì?

Trước khi đi tìm hiểu về chạy KPI là gì, thì chúng tôi sẽ giải thích cho các bạn thế nào là KPI? Vì trước khi đi tìm hiểu về một vấn đề nào đó chúng ta cần hiểu rõ được nét tổng quan để thuận tiện cho các công việc tìm hiểu.

Các tính năng mới mẻ của máy tính casio 580 dân học toán không thể bỏ qua

Cách tải PUBG PC đơn giản và nhanh chóng mà ai cũng làm được

KPI là viết tắt của một cụm từ Key Performance Indicator nghĩa tiếng việt là chỉ số hoạt động quan trọng. Biểu hiện một giá trị cho biết công ty hay tổ chức nào đó có đạt được mục tiêu đã đề ra hay không. KPI thường được các lãnh đạo, người điều hành dùng để đánh giá hiệu suất trong quá trình làm việc của tập thể hay các cá nhân.

Sau khi theo dõi được những giá trị này giúp cho các bạn dễ dàng nhìn nhận và đánh giá được hiệu suất làm việc. Từ đó có những căn cứ dữ liệu để điều chỉnh hay có những chiến phát triển phù hợp.

Còn chạy KPI nghĩa là những công việc mà một tổ chức hay cá nhân cần hoàn thành. Đúng với số lượng chất lượng và thời gian đã được cấp lãnh đạo đề ra để không gây ảnh hưởng tới những công việc chung.

Khi chạy KPI mọi người cần chú ý phân bố thời gian và sắp xếp các công việc khác hợp lý nhất có thể. Tránh trường hợp gần đến ngày mới làm hay bị trễ thời gian mọi người hay gọi là “bị dí”. Trong khi chạy KPI các bạn cũng cần để ý tới chất lượng, không phải cứ nhiều nên làm chống đối qua loa cho xong lần.

Phân loại các chỉ số báo của KPI

Để phân loại ra các chỉ số báo cáo của KPI có nhiều cách thức khác nhau. Nó còn tùy thuộc vào mục đích yêu cầu của bên phía công ty, doanh nghiệp hay tổ chức,…. Từ đó giúp các bạn đề ra được được mục tiêu và theo dõi KPI theo những cách khác nhau để đạt hiệu quả tối đa.

Việc lựa chọn đúng các KPI ngay từ thời điểm các bước đầu tiên là thực sự rất cần thiết. Từ đó sẽ có được các thông tin hữu ích và là điểm tựa vững chắc cho các hoạt động của tổ chức hay cá nhân.

Ở mỗi bộ phận sẽ có những tiêu chuẩn, thước đo để đưa ra KPI khác nhau. Nhưng nhìn chung lại là đều để hoàn thành các mục đích ban đầu được đề ra. Để dễ dàng hơn khi nhắc tới các chỉ số báo cáo KPI, người ta chia ra làm 5 loại chính:

KPI kinh doanh

Mục đích chính của KPI kinh doanh là giúp đo lường thành công của các mục tiêu kinh doanh trong dài hạn. Bằng nhiều cách khác nhau nhưng chủ yếu là theo dõi các chỉ số kinh doanh của các công ty có khả năng điều hướng. Giữa các quy trình kinh doanh quan trọng và xác định được rõ lĩnh vực đang có tốc độ tăng trưởng chậm.

Các ví dụ phổ biến về chỉ số KPI kinh doanh như:

Tỷ lệ mua lại thị phần tương đối.
Tốc độ, tỷ lệ tăng trưởng doanh thu.
Chia sẻ lợi nhuận đã đạt được trên số vốn cổ phần.

KPI tài chính

Đầu tiên chúng ta cần hiểu KPI tài chính được giám sát bởi các lãnh đạo của một tổ chức và bộ phận tài chính. Đây là một con số phản ánh đúng đắn và chân thực nhất về tình trạng kinh doanh làm ăn của công ty. Và chỉ số này còn cho thấy rõ công ty đang hoạt động như thế nào trên phương diện tạo ra lợi nhuận và doanh thu.

Các ví dụ sau đây về KPI tài chính:

Biên độ lợi nhuận.
MRR (Doanh thu định kỳ hàng tháng).
Vốn hóa lưu động.
Dòng tiền đang hoạt động.
Tỉ lệ hiện tại.
Biến động tài chính trong ngân sách.

KPI tiếp thị

Chức năng của KPI tiếp thị là giúp cho các đội ngũ tiếp thị theo dõi chính xác được tỉ lệ thành công của mình trên các kênh tiếp thị. Từ đó cho họ thấy được cái nhìn tổng quan nhất về số liệu tiếp thị. Và sẽ phản ánh đúng được khả năng làm việc của đội ngũ tiếp thị trong việc tiếp cận được các khách hàng tiềm năng.

Ví dụ dễ hiểu về KPI tiếp thị:

Lượng truy cập của khách hàng vào trang web cần tiếp thị.
Chi phí mỗi lần mua hàng.
Điều kiện tiếp thị (MQL).
Tỷ lệ chuyển đổi,
Điểm quảng cáo.

KPI bán hàng

KPI bán hàng là các giá trị để đo lường được đội ngũ bán hàng sử dụng để theo dõi khả năng đạt được mục tiêu từ bán hàng. Số liệu này giúp theo dõi đúng kết quả bán hàng trong tuần, tháng,…. Để xem tốc độ bán hàng như thế nào từ đó giúp điều chỉnh những chiến lược để đạt được mục đích đã đề ra.

Các KPI bán hàng thường được theo dõi trên những bảng điều khiển bán hàng. Một số các KPI phổ biến hay sử dụng như:

Bán hàng hàng tháng.
Chi phí mỗi lần mua.
Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng.
Giá trị tuổi thọ của khách hàng (LTV).
Chào hàng đủ điều kiện kinh doanh (SQL).

KPI quản lý dự án

Các chỉ số của KPI quản lý dự án này được những nhà quản lý dự án/chủ thầu. Sử dụng để theo dõi xem tiến độ thi công của dự án và tỷ lệ phần trăm đã đạt được với các mục tiêu đã đề ra. Còn đối với các tổ chức hay công ty thì họ sử dụng KPI này để xác định tỷ lệ thành công của dự án. Và cũng là khả năng đáp ứng những yêu cầu vào các thời điểm quan trọng.

Các KPI quản lý dự án được sử dụng phổ biến như:

Giá trị theo kế hoạch (PV).
Chi phí thực tế (AC).
Biến động chi phí (CV).
Giá trị đã thu được (EV).
Sự khác biệt lịch biểu (SV).

Xác định đúng chỉ số KPI của doanh nghiệp

Việc xác định đúng KPI doanh nghiệp rất quan trọng vì từ đó mà các chủ doanh nghiệp biết được tiến độ phát triển của doanh nghiệp mình đang nắm. Cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên, trực quan minh bạch. Quan trọng hơn là đảm bảo được những mục tiêu tầm nhìn để hoàn thành được mục tiêu đã đề ra.

Các bước để xác định đúng chỉ số KPI của doanh nghiệp:

Có quy trình kinh doanh (BP) được xác định trước

Bước đầu để xác định chỉ số KPI doanh nghiệp thì các bạn cần phải có quy trình kinh doanh được xác định trước. Các quy trình đó là những bước sau:

Chuẩn bị: Doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị tốt và đầy đủ nhất để các công việc tiếp theo diễn ra được suôn sẻ như: Nguồn hàng, Thông tin về sản phẩm dịch vụ, Kế hoạch bán hàng Giấy giới thiệu sản phẩm.
Tìm kiếm khách hàng tiềm năng: Việc phân biệt khách hàng là vô cùng cần thiết. Bạn phải biết mình cần tiếp cận thị trường nào và tiếp cận ai. Để thuận tiện trong việc kinh doanh.
Tiếp cận khách hàng: Doanh nghiệp cần có kế hoạch tiếp cận với những khách hàng tiềm năng mà mình đã tìm được. Bạn cần tìm hiểu thông tin về khách hàng và hiểu được nhu cầu của họ trước rồi sau đó có thể giới thiệu sản phẩm.
Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng: Là đưa thông tin chi tiết sản phẩm đến cho khách hàng. Cần tập trung vào lợi ích và phải dựa trên nhu cầu của khách hàng đang cần.
Báo giá sản phẩm cho khách hàng và thuyết phục họ mua hàng: Bạn phải đảm bảo báo giá cho khách hàng vào đúng thời điểm. Nhấn mạnh nhu cầu của họ và viết về những phản ánh tích cực của khách hàng đối với lời đề nghị.
Chốt đơn hàng: Bước quan trọng nhất của quy trình kinh doanh là kết thúc bán hàng. Việc bạn cần làm là nhấn mạnh lợi ích của khách hàng để thúc đẩy họ ra quyết định mua hàng của doanh nghiệp.
Dịch vụ hậu mãi dành cho khách hàng: Đây là bước không thể thiếu trong quy trình bán hàng. Điều này sẽ quyết định khách hàng có hợp tác lâu dài với doanh nghiệp hay không.

Có yêu cầu đối với các BP

Quy trình hoạt động kinh doanh có thể được phân thành 6 loại dựa theo vai trò của từng loại trong doanh nghiệp:

Nguồn nhân lực: Quy trình giới thiệu nhân viên, tuyển dụng, kỷ luật, hướng dẫn sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn.
Tài chính: Lập kế hoạch, lập ngân sách, báo cáo (bạn có thể bắt đầu với phần mềm Venngage for Finance).
Quản lý: Hoạch định các chiến lược kinh doanh, đánh giá hiệu quản công việc, quản lý toàn bộ công ty.
Bán hàng: Tìm kiếm khách hàng tiềm năng, đáp ứng điều kiện khách hàng tiềm năng, phát triển khách hàng tiềm năng.
Chăm sóc khách hàng: Hỗ trợ khách hàng giải quyết vấn đề, khắc phục các sự cố xảy ra trong quy trình.
Sản xuất sản phẩm và vận hành doanh nghiệp: Quản lý chặt chẽ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.

Đo lường định lượng / định tính các kết quả và so sánh với các mục tiêu đã đặt ra

Sau khi đã hoàn thành được hai mục trên thì đến đây các bạn cần nắm rõ được định lượng và định tính công việc đã hoàn thành. Xem xét chính xác kết quả đã đạt được rồi đem đi so sánh với các mục tiêu. Việc này giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về tình hình thực tế để từ đó biết được những bước tiếp theo nên làm gì.

Điều tra sự khác biệt và điều chỉnh các quy trình hoặc nguồn lực để đạt được các mục tiêu ngắn hạn

Đây là bước mà các chủ doanh nghiệp cần tìm hiểu rõ về vấn đề chưa đạt được hiệu quả như mong đợi. Từ đó sẽ xem xét điều chỉnh lại nguồn lực sao cho cân bằng nhất để đạt được các mục tiêu ngắn hạn.

Doanh nghiệp nên chạy KPI theo chỉ số Smart

Các doanh nghiệp đang chạy KPI cần theo đúng với chỉ số Smart. Do khi bạn là chủ doanh nghiệp thì bạn cần tập trung vào các chỉ số quan trọng. Tránh lan man ở các chỉ số không liên quan. Điều đó giúp tiến độ nhanh đạt được hơn và rất hiệu quả trong việc chạy KPI.

Specific – Nhắm mục tiêu một khu vực cụ thể để cải thiện

Trong bất cứ việc gì làm đều cần có sự rõ ràng và cụ thể mới đạt hiệu quả cao. Doanh nghiệp cũng vậy cần biết đâu là điểm quan trọng hay đâu là điểm cần cải thiện để hoàn thành được mục tiêu.

Measurable – Định lượng hoặc ít nhất là đề xuất một chỉ báo về sự tiến bộ

Doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình hoạt động có thể đo lường được để đánh giá hiệu quả công việc. Từ đó so sánh để cải thiện và đánh giá xem kết quả đang tiến bộ hay không.

Assignable – Chỉ định ai sẽ làm việc đó

Doanh nghiệp cần cân nhắc và xem xét kỹ lưỡng trước khi giao việc cho cá nhân nào đó. Không giao quá số lượng công việc hay giao công việc chưa đủ so với năng lực của nhân viên. Điều đó sẽ khiến các nhân viên làm việc chăm chỉ và phù hợp với bản thân họ đêm đến một kết quả làm việc hiệu quả.

Relevant – Những yếu tố liên quan

Khi đi vào hoạt động để đạt được KPI đúng với mong đợi các doanh nghiệp cũng cần chú ý tới các yếu tố liên quan. Do đây cũng là một trong những yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu suất làm việc.

Time-related – Chỉ định khi nào (các) kết quả có thể đạt được

Rõ ràng là làm việc gì cũng cần có thời gian để hoàn thành những công việc được giao. Trước khi bàn giao công việc cần phải chỉ định một mốc thời gian cụ thể. Các doanh nghiệp nên chú ý tới thời hạn này để nghiệm thu và đảm bảo được tiến độ làm việc.

Câu hỏi thường gặp liên quan đến KPI

Đương nhiên với một vấn đề hot như KPI hiện nay luôn được mọi người quan tâm tìm kiếm. Thì các câu hỏi liên quan tới chuyện này cũng rất đa dạng, một số thắc mắc thường thấy như:

Tại sao KPI lại quan trọng?

Một câu hỏi khá thú vị được các bạn mới tìm hiểu về KPI đưa ra. Câu trả lời đơn giản chính là chỉ số thôi thúc năng suất làm việc của một tập thể và cá nhân. KPI như một sự khuyến khích tinh thần trách nhiệm của mọi người giúp tích cực, hăng hái làm việc hơn. Với mục đích là đạt được những mục tiêu đề ra.

Khi đáp ứng được các chỉ tiêu của KPI thì mọi sẽ rất vui và cảm thấy có động lực tràn về rất lớn. Mà động lực làm việc và sự hài lòng với công việc là hai yếu tố quan trọng để nâng cao hiệu suất của nhân viên trong mọi công việc. Từ đó dễ dàng thấy được KPI là yếu tố quan trọng tới mức nào khi làm việc.

Cách xác định KPI như thế nào?

Trước khi trả lời câu hỏi này chúng tôi mong rằng trước tiên các bạn phải hiểu rõ về định nghĩa KPI. Cách xác định KPI ở mỗi ngành nghề hay đặc thù công việc sẽ là khác nhau. Và mỗi cách xác định đó ta đều có công thức riêng để tính, chúng tôi sẽ đưa đến bạn 3 công thức xác định KPI phổ biến nhất như sau:

Doanh thu trên mỗi nhân viên = Doanh thu / số lượng nhân viên.
Lợi nhuận trên mỗi nhân viên = Tổng lợi nhuận / số lượng nhân viên.
Tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ trung bình = Tổng thời gian để hoàn thành cùng một nhiệm vụ (trên khung thời gian đã đặt) / số lần thực hiện

KPI và target khác nhau như thế nào?

Thêm một câu hỏi thú vị và cần thiết nữa để mọi người hiểu rõ về hai từ này. Có nhiều người mới khi tiếp xúc sẽ không thể phân biệt được sự khác nhau giữa target và KPI là gì. Thì một điểm rất đơn giản dễ nhận biết là về “sự vật đo lường”.

KPI được xem là thước đo xác định các tổ chức, cá nhân có thể đạt được kết quả như đã đặt ra từ đầu không. Có thể dựa vào những doanh số, sản phẩm, dịch vụ,…. Để xác định được. Bên cạnh đó, target chính là các mốc mục tiêu, mức độ hoặc điểm chuẩn các tổ chức, cá nhân muốn đạt được cho KPI của mình.

Tổng kết lại thì ta có thể nói đơn giản như KPI vừa là áp lực và là động lực. KPI sẽ thể hiện mức độ cố gắng của bạn trong công việc cũng như tác động trực tiếp vào thu nhập của bạn. Còn target là một mức mục tiêu đã đặt ra từ đầu phải quyết tâm đạt được.

Cách tính KPI là gì?

Cách tính KPI chỉ đơn giản là tính toán xem xét dựa vào khối lượng công việc, khả năng làm việc của cá nhân hay tập thể và thời gian. Để từ đó tính toán được KPI cần hoàn thành khi nào giúp đạt năng suất làm việc cao.

KPI được xem như là một công cụ hỗ trợ hiện đại giúp các nhà quản lý triển khai chiến lược. Tiện thể lãnh đạo thành các mục tiêu quản lý và chương trình hành động cụ thể cho từng bộ phận, từng nhân viên. Do đó KPI được sử dụng cho nhiều mục đích như quản lý hệ thống công việc của một tổ chức, một bộ phận, một nhóm,…

KPI là gì trong sale?

KPI trong bộ phận sale là một chỉ số đo lường hiệu suất được thực hiện bởi đội ngũ bán hàng. Các quản lý hay người đứng đầu doanh nghiệp sẽ dùng để quản lý và theo dõi hiệu quả của hoạt động bán hàng. Những chỉ tiêu này cực kỳ quan trọng giúp tối ưu hóa hiệu suất bán hàng. Kênh bán hàng và độ dài chu kỳ bán hàng của doanh nghiệp.

Thưởng KPI là gì?

Thưởng KPI là phần thưởng khi một tổ chức, cá nhân hoàn thành được lượng công việc được giao. Các cấp lãnh đạo dựa vào đó để trao những phần thưởng đã được “treo” từ trước. Đồng thời căn cứ vào chỉ tiêu KPI đã đạt để xét % hoa hồng trong đó rồi trao thưởng.

Lời kết

Qua những thông tin đã được chúng tôi tổng hợp kỹ về chạy KPI và các vấn đề liên quan tới KPI. Mong rằng những chia sẻ đó sẽ giúp ích rất nhiều cho các bạn trong việc hiểu biết và có thể là tận dụng trong công việc.

Tags: Chạy KPI nghĩa là gì